Nhờ AI đọc và soạn email tiếng Anh: 20 mẫu email công việc ở Úc

Đọc email tiếng Anh mà không chắc người ta muốn gì, viết trả lời thì sợ sai, sợ cộc lốc. AI làm việc này rất tốt, miễn mình biết cách nhờ. Dùng được với ChatGPT, Claude hay Codex, gói miễn phí cũng làm được.

3 luật an toàn trước khi dán email vào AI

• Bỏ thông tin cá nhân trước khi dán: số TFN, số hộ chiếu, số tài khoản, địa chỉ nhà, mã khách hàng. Thay bằng [ĐÃ XOÁ].
• AI soạn nháp, mình gửi. Đọc lại từng câu trước khi bấm gửi, nhất là ngày giờ, số tiền, tên người.
• Thư quan trọng (Centrelink, ATO, di trú, hợp đồng, luật sư): AI chỉ giúp hiểu ý. Quyết định thì hỏi người có chuyên môn, hoặc gọi thẳng cơ quan đó.

3 câu lệnh chính

Đây là một email tiếng Anh tôi nhận được (đã bỏ thông tin cá nhân):
[DÁN EMAIL]
Giải thích bằng tiếng Việt đơn giản:
1. Người gửi là ai, muốn gì?
2. Tôi có cần trả lời hoặc làm gì không? Hạn chót ngày nào?
3. Có chỗ nào cần cẩn thận (tiền, hợp đồng, phạt, dấu hiệu lừa đảo)?

Soạn thư trả lời bằng tiếng Anh cho email trên. Ý tôi muốn nói (tiếng Việt): [Ý CỦA MÌNH].
Yêu cầu: tiếng Anh tự nhiên kiểu Úc, lịch sự nhưng không quá trang trọng, ngắn gọn, có lời chào và kết thư phù hợp. Không hứa gì tôi chưa nói. Sau đó dịch lại sang tiếng Việt để tôi kiểm tra ý.

Viết một email tiếng Anh gửi [NGƯỜI NHẬN: quản lý / chủ nhà / nhà cung cấp / khách hàng] về việc [TÌNH HUỐNG]. Chi tiết: [NGÀY, GIỜ, SỐ TIỀN AUD, ĐIỀU CẦN NÓI].
Giọng: [lịch sự / thân thiện / cứng rắn nhưng lịch sự]. Dưới 150 chữ. Viết tiêu đề email luôn. Sau đó dịch sang tiếng Việt để tôi kiểm tra.

20 tình huống email hay gặp ở Úc

Dùng câu lệnh 3, thay [TÌNH HUỐNG] bằng một dòng dưới đây.

Đi làm

1. Xin nghỉ ốm hôm nay, sẽ gửi giấy bác sĩ sau
2. Xin đổi ca với đồng nghiệp
3. Xin nghỉ phép năm (annual leave) từ ngày … tới ngày …
4. Hỏi lại về bảng lương (payslip) thiếu giờ làm
5. Cảm ơn sau buổi phỏng vấn
6. Báo nghỉ việc, ngày làm cuối là …

Thuê nhà

7. Báo chủ nhà / agent sửa đồ hỏng (máy nước nóng, vòi nước rỉ)
8. Hỏi lại về tiền bond khi trả nhà
9. Xin gia hạn hợp đồng thuê nhà
10. Báo sẽ dọn đi, ngày bàn giao là …

Làm tiệm / kinh doanh

11. Đặt hàng với nhà cung cấp, hỏi giá sỉ
12. Báo nhà cung cấp giao thiếu / giao sai hàng
13. Trả lời khách phàn nàn qua email
14. Xác nhận lịch đặt tiệc / đặt nhóm đông người
15. Gửi báo giá cho khách (quote)
16. Nhắc khách thanh toán hoá đơn quá hạn, lịch sự

Đời sống

17. Hỏi trường về lịch học / buổi họp phụ huynh
18. Hỏi lại hoá đơn điện, nước, internet bị tính sai
19. Huỷ một gói dịch vụ / thành viên
20. Đổi lịch hẹn bác sĩ, nha sĩ